Anleda, #1

on .

”Ådalens födda, vigda och döda” tas in i framtiden.

Som ni vet så har vi under lång tid hållit på med att registrera födda, vigda och döda i Ådalens församlingar. Detta har varit ett samarbetsprojekt med SVAR. Vi har fått mikrokort från SVAR, registrerat dem i en databas, skrivit ut resultaten i pärmar som vi har kunnat sälja, SVAR har gjort en CD-skiva som de i sin tur har sålt. Detta arbete har vi p.g.a. många orsaker tvingats avsluta för ett par år sedan.

Orsakerna är flera; Ett uråldrigt dataprogram QA, inga moderna datorer klarar idag av detta gamla program, inga personer som kan hantera detta program eller har tid att göra dessa omfattande registreringar.

Av samma orsaker finns inte heller någon som kan göra uppdateringar eller felrättningar. Detta gör att pärmarna och CD-skivan börjar bli gamla, föråldrade och omoderna med flera felaktigheter i sig. Felaktigheterna kommer delvis från den mänskliga faktorn, d.v.s. man läser fel. Som ni vet så har en del präster en handstil som är mycket svår att läsa. Dessa fel är inte så många p.g.a. att de flesta felen har rättats. Utöver detta har också den uråldriga databasen med sina begränsade möjligheter till kontroll av det data som har matats in, gjort att data har matats in på felaktiga ställen. Det gör inte så mycket när man skriver ut den på papper men när man slår ihop dem i en stor modern databas då blir det problem. Till sist har finns det också en del dubbletter och hål, d.v.s. vissa tidsperioder saknar helt registerposter.

Flera inom styrelsen och även andra har de senaste åren funderat på hur vi ska kunna förvalta detta stora arbete som har lagts ner genom registreringsarbetet. Det vore synd om att bara sluta och lägga allt på hyllan. Görs inget blir registren snart omöjliga att använda p.g.a. den snabba utvecklingen av datorernas programvara och operativsystem. Än så länge kan man få tag i gamla datorer som databasen går att köra på. Självklart så kommer pärmarna att finnas kvar, men vi har ingen möjlighet att göra nya till försäljning eller om de som finns i vår lokal behöver bytas ut.

I november förra året gjordes en presentation på styrelsemötet om vad vi skulle kunna göra med våra register. Det beslut som togs var att göra en förstudie för att undersöka vad som behöver göras, vad det kostar etc. Vi skulle komma med en rapport på årsmötet 2014.

Detta har vi nu gjort och vi tycker att vi har ett bra förslag att ta Ådalens födda, vidga och döda in i framtiden så att det blir ett modernt verktyg för våra medlemmars släktforskning. Samtidigt vill vi också att våra medlemmar ska kunna bidra till att våra register förbättras och utökas.

På årsmötet i mars kommer vi att mer i detalj beskriva vad vi har kommit fram till för att låta årsmötet ta beslut om vi kan och får fortsätta med detta arbete.

Förslaget är i korthet:

-          Vi konverterar de existerande databaserna som pärmarna skrivs ut från, till ett modernt system som ligger online på Internet på en webbsida som vi äger.

-          Användarna går till denna webbsida och loggar in med de användarnamn och lösenord som de får när de anmäler sig till oss för att använda databasen.

-          Användarna har olika behörigheter, vissa får en kort tid titta på en del eller hela innehållet, andra t.ex. våra medlemmar får söka i hela databasen. Sedan finns mer avancerade användare som kan bidra med felrättningar, uppdateringar och tillägg i databasen. Det är inte något som alla bör få göra eftersom det krävs kunskaper för att inte förstöra databasen. Självklart bör alla användare få rapportera felaktigheter. Till sist finns det också administratörer som lägger till, tar bort användare men också administratörer som kan hantera själva verktyget.

-          När användarna har loggat in kan de söka efter personer med hjälp av många olika sökkriterier t.ex. namn, datum, yrke, föräldrar, barn, församlingar etc. Sökresultatet presenteras på flera olika sätt. Se exempel i bilderna här bredvid.

Till en början kommer databasen att innehålla vår databas, d.v.s. innehållet i alla våra pärmar. Utöver det kommer även en del av Per och Teo Sundins databaser att finnas med.

Allt eftersom vi får tillgång till flera databaser kan dessa också läggas till. Självklart måste vi ha tillstånd från ägarna att lägga in nya databaser. I stort sett finns det inga som helst begränsningar vad som kan läggas in. T.ex. skulle vi kunna lägga in data om båtsmän och deras familjer, präster och andra yrken, sjömän, hembygdsforskning, forskning om de olika bruken som finns i vårt område, folkrörelser, etc.

Som ni ser så går det att göra väldigt mycket så det är viktigt att ta ett steg i taget. Det är därför vi börjar smått. Ja smått och smått, dagens databas innehåller ca 450 000 personer, så den är inte så liten.

Hur lång tid tar det då?
Vi beräknar att om vi startar nu, efter att ha fått ett beslut på årsmötet, så kan vi börja med att några personer kan få testa detta i september. Därefter kan vi då få en första version som alla kan börja använda strax efter nyåret 2014/2015.

Efter det kommer vi att uppdatera produkten flera gånger under första halvåret 2015.

En annan fråga som är intressant är vad kommer detta då att kosta?
Eftersom allt görs ideellt så blir det inte så dyrt. Att lägga detta på en egen webbsida med ett eget domännamn innebär att det blir en årlig driftkostnad som beror på vilket webbhotell vi beslutar att använda oss av. Om vi tar vårt lokala webbhotell i Kramfors, Space2u, blir den årliga kostnaden för strax över 3000 kr, första året blir det några hundra mer i startavgifter.

Hur ska föreningen kunna finansiera detta?
Styrelsen föreslår att de som vill använda detta får en höjning av medlemsavgiften med 50 kr per år. De som inte vill använda det får en oförändrad medlemsavgift.
Detta skulle kunna finansiera det helt och fullt om vi får ca 60 användare. Det är inte helt orealistiskt att få 60 st som använder det, vi hoppas förstås att det blir många, många fler.

Ett annat sätt att få fler intäkter är såklart sponsring eller annonsintäkter.

Sedan finns det också möjlighet att samarbeta med andra föreningar som har egna databaser. Detta gäller inte bara att minska kostnaderna utan ännu mer viktigt är att vi får in så mycket data som möjligt. Drömmen vi har är att alla föreningar i närheten går med i detta projekt. Genom att göra det skulle alla våra medlemmar, våra och deras, få tillgång till en databas med oslagbart innehåll. Den skulle då blir bäst i Sverige. Vi blir då en aktör på släktforskningsarenan som leder detta arbete framåt. Ingen annan, vad vi vet idag, har en liknande produkt med dessa möjligheter.

Om vi får ett samarbete skulle produkten då styras, drivas och finansieras gemensamt av alla föreningar som deltar. Det blir mindre arbete för var och en av föreningarna än om vi gör det ensamma. Just samarbetet är en ytterligare orsak varför vi inte vill lägga detta på vår ordinarie hemsida. Namnet vi vill använda är Anleda.net

Idag är det många föreningar som producerar och säljer CD-skivor med sina databaser. Många i datorområdet anser att CD/DVD-skivor är en föråldrad teknik som inom kort kommer att försvinna. Hur många idag använder disketter? Samma sak kommer att hända med CD/DVD-skivorna. Många datorer man köper idag klarar inte av att läsa skivor, det finns helt enkelt ingen läsare installerad. Detta är en av orsakerna varför vi inte rekommenderar att vi gör en ny version av vår skiva.

En förhoppning är också att med detta arbete så kommer vår förening att få fler medlemmar. När folk börjar se vilken hjälp de kan få så vill de omedelbart gå med i vår förening. Detta är den andra drömmen vi har.

Får vi årsmötets förtroende att genomföra detta projekt är det vår övertygelse att detta är något som kommer att hända. Så i mars i år har vi möjlighet att ta ett stort steg mot framtiden. Eftersom tidningen med denna artikel kommer ut efter vårt årsmöte så hoppas att många kom på årsmötet och fick se presentationen och demonstrationen av databasen.