STADGAR

FÖR ÅDALENS SLÄKTFORSKARFÖRENING

Allmänna bestämmelser

1 §                 Ändamål

Föreningens fullständiga namn är Ådalens Släktforskarförening

Föreningens ändamål är att förena dem som är intresserade av släktforskning och för medlemmarnas räkning tillhandahålla facklitteratur och släktforskningsuppgifter i form av avskrifter, mikrokort, digitala media och databaser samt att anordna temakvällar, utbildningar och studiebesök i syfte att stimulera intresset för släkt- och bygdeforskning.

2 §                 Säte samt organisationsnummer

Föreningen har sitt säte i Kramfors kommun och har Ådalen med Höga Kusten som sitt verksamhetsområde.

Föreningens organisationsnummer: 888400-5920

3 §                 Sammansättning, tillhörighet m.m.

Föreningen består av de fysiska personer som har upptagits i föreningen som medlemmar, enskilda respektive familjemedlemmar.

4 §                 Beslutande organ

Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.

5 §                 Firmateckning

Föreningens firma tecknas av styrelsen gemensamt eller, om styrelsen så beslutar, av två styrelseledamöter gemensamt eller var för sig eller av en eller flera särskilt utsedda myndiga personer. Den som genom delegation fått fullmakt att företräda föreningen ska återrapportera till styrelsen.

6 §                 Verksamhets- och räkenskapsår

Föreningens verksamhets- och räkenskapsår är kalenderår.

7 §                 Stadgetolkning

Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen.

8 §                 Skiljeklausul

Talan i tvist mellan medlem och föreningen får inte väckas vid allmän domstol. Sådan tvist skall, utom i fall då annan särskild ordning är föreskriven, avgöras enligt lagen om skiljeförfarande. Dock skall följande gälla rörande kostnaderna för skiljeförfarandet. Vardera parten svarar för egna kostnader liksom för kostnaderna för den skiljeman man utsett. Kostnaderna för ordförande och sekreterare, delas lika mellan parterna.

9 §                 Stadgeändring

För ändring av dessa stadgar krävs beslut på två på varandra följande årsmöten, med minst fjorton dagars mellanrum, varav minst ett ska vara ordinarie årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster.

Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen.

10 §               Upplösning av föreningen

För upplösning av föreningen krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster. I beslut om upplösning av föreningen skall:

• Eventuell kassabehållning överlämnas till Kramfors kommunbibliotek för fortsatt inköp av släktforskningslitteratur.
• Föreningens litteratur, film, mikrokort och andra register överlämnas till Landsarkivet i Härnösand så att allmänheten får tillgång till dessa.
• Om föreningen går samman med annan förening övergår alla tillgångar till denna förening.

Föreningens medlemmar

11 §               Medlemskap

Föreningen själv ska vara ansluten till Sveriges släktforskarförbund.

Föreningen är öppen för fysiska personer såväl föreningar. Medlem skall följa föreningens stadgar och föreskrifter. När medlemsavgiften är erlagd är personen medlem och förs in i medlemsförteckningen.

Styrelsen har rätt att utse person till hedersmedlem.

Beslut om medlemskap fattas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till. Medlemskapet gäller tills vidare.

Behandling av personuppgifter

Medlem godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med Dataskyddsförordningen, GDPR.

12 §               Utträde

Medlem som vill utträda ur föreningen, skall skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. Medlem som inte har betalat medlemsavgift senast den 31 december får anses ha begärt sitt utträde ur föreningen. Medlemskapet upphör i sådant fall genom att personen avförs från medlemsförteckningen.

13 §               Uteslutning

Medlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att denne har försummat att betala av föreningen beslutade avgifter, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, eller uppenbarligen skadat föreningens intressen. Beslut om uteslutning eller varning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts. I beslutet skall skälen härför redovisas samt anges vad medlemmen skall iaktta för överklagande. Beslutet skall inom tre dagar från dagen för beslutet skriftligen meddelas den berörde.

14 §               Medlems rättigheter och skyldigheter

Medlem

• har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna
• har rätt till information om föreningens angelägenheter
• skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattats av föreningsorgan
• har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen
• skall betala medlemsavgift samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av föreningen
• godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med vid var tid gällande föreningsstadgar och i enlighet med eventuella övriga villkor för behandling av personuppgifter som beslutats av föreningen.

Årsmöte och extra Årsmöte

15 §               Tidpunkt, kallelse

Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse till årsmötet och förslag till föredragningslista skall av styrelsen senast fjorton dagar före mötet tillställas medlemmarna på följande sätt: På hemsida

Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen.

Verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande skall finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. I kallelsen skall anges var dessa handlingar finns tillgängliga.

16 §               Förslag till motioner att behandlas av årsmöte

Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmöte. Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Styrelsen skall till årsmötet avge skriftligt yttrande över förslaget.

17 §               Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt

Medlem som har betalt medlemsavgiften senast 30 dagar före mötet och under mötesåret fyller lägst 15 år har rösträtt på möte. Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud. Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.

18 §               Beslutsförhet

Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet.

19 §               Beslut och omröstning

Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering).

Med undantag för de i 9 § och 10 § nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Enkel majoritet kan vara antingen absolut eller relativ.

Val avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högsta antalet röster är vald (valda) oberoende av hur dessa röster förhåller sig till antalet avgivna röster.

För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av antalet avgivna röster.

Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet.

Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om ordföranden är röstberättigad. Är ordförande inte röstberättigad avgör lotten. Vid val skall i händelse av lika röstetal lotten avgöra.

Beslut bekräftas med klubbslag.

20 §               Valbarhet

Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen. Anställd i föreningen får dock inte väljas till ledamot av styrelsen, valberedningen eller till revisor i föreningen.

21 §               Ärenden vid årsmötet

Vid årsmötet skall följande behandlas och protokollföras:

1. Fastställande av röstlängd för mötet (vem som har rösträtt).
2. Val av ordförande och sekreterare för mötet.
3. Val av två protokolljusterare och tillika rösträknare.
4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
5. Fastställande av dagordning.
6. a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret.
7. b) Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret.
8. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.
10. Fastställande av medlemsavgifter.
11. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret.
12. Behandling av styrelsens förslag (propositioner) och i rätt tid inkomna förslag från medlemmarna (motioner).
13. Val av
    1. föreningens ordförande för en tid av 2 år.
    2. föreningens kassör för en tid av 2 år. Notera att ordförande och kassör ska väljas växelvis, dvs ordförande ett år och kassör nästa år.
    3. halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av 2 år.
    4. 2 suppleanter i styrelsen med för dem fastställd turordning för en tid av 1 år.
    5. 2 revisorer jämte 1 suppleanter för en tid av 1 år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta.
    6. 2 ledamöter i valberedningen för en tid av 1 år, av vilka en skall utses till sammankallande.
    7. Val av ansvarig utgivare och redaktion för Ådalingen
    8. Val av programansvariga
14. Eventuellt övriga frågor som anmälts under punkt 5. Beslut i fråga av större ekonomisk eller annan avgörande betydelse för föreningen eller medlemmarna får inte fattas om den inte varit med i kallelsen till mötet.
    Inget utöver det som finns i kallelsen får tas upp och beslutas på årsmötet.

22 §               Extra årsmöte

Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst 10% av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning skall göras skriftligen och innehålla skälen för begäran.

När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall styrelsen inom 14 dagar utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte skall tillställas medlemmarna senast sju dagar före mötet på det sätt styrelsen bestämt. Vidare skall kallelsen med förslag till föredragningslista publiceras på föreningens hemsida, anslås i föreningens lokal eller på annan lämplig plats. Underlåter styrelsen att utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt föregående stycke.

Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling. Om rösträtt på extra årsmöte och om beslutsmässighet vid sådant möte gäller vad som sägs i 17 § och 18 §.

Valberedning

23 §               Sammansättning, åligganden               

Valberedningen består av 3 ledamöter, varav en sammankallande, valda av årsmötet. Valberedningen sammanträder när ordföranden eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer. Valberedningen skall senast 4 veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Senast 2 veckor före årsmötet skall valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag.

Revision

24 §               Revision

För granskning av föreningens räkenskaper och styrelsens förvaltning ska utses 2 revisorer och 2 suppleanter. Revisorerna utses av årsmötet och ska vara oberoende av dem de har att granska.

Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisor och/eller valberedning kan vara med regelbundet på styrelsemöte. Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet. Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.

Styrelsen

25 §               Sammansättning

Styrelsen består av ordförande samt 4 övriga ledamöter samt 2 suppleanter. Styrelsen bör bestå av kvinnor och män.

Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och övriga befattningshavare som behövs.

Vid förhinder för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. kommande årsmöte.

Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt, men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. Adjungerad får utses till befattning inom styrelsen.

26 §               Styrelsens åligganden

När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall – inom ramen för dessa stadgar – svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen.
Det åligger styrelsen särskilt att

• tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas
• verkställa av årsmötet fattade beslut
• planera, leda och fördela arbetet inom föreningen
• ansvara för och förvalta föreningens medel
• tillställa revisorerna räkenskaper mm enligt 24 §
• förbereda årsmöte

27 §               Kallelse, beslutsmässighet och omröstning

Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det. Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

Röstning får inte ske genom ombud.

I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende skall avgöras genom skriftlig omröstning eller vid telefon/digitalt möte.

Om särskilt protokoll inte upprättas skall sådant beslut anmälas vid det närmast därefter följande sammanträdet.

Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av en särskilt utsedd protokolljusterare.

Avvikande mening skall antecknas till protokollet.

28 §               Överlåtelse av beslutanderätten

Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till sektion, kommitté eller annat organ eller till enskild medlem eller anställd.

Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande skall fortlöpande underrätta styrelsen härom.

—-

Stadgarna ursprungligen antagna vid föreningens bildande den 29 april 1986 på Kramfors Kommunbibliotek. Senaste uppdateringen på det extra årsmötet 2023-03-14 och konfirmerades på ordinarie årsmötet 2023-05-30.