Uppdaterat 2021-04-08: Uppdaterad agenda, en förtydligande angående val av sekreterare. Lagt till Ekonomisk redovisning, revisorernas berättelse och Valberedningens förslag. Diverse ändringar av texten.
Uppdaterat 2021-04-05: Mötesdata om Testmöte2.
Årets årsmöte kommer att präglas mycket av Covid-19.
Vi i styrelsen ser inte hur vi innan hösten kan hålla ett normalt årsmöte utan därför har vi beslutat att årets årsmöte kommer att hållas digitalt i Zoom.
Onsdagen den 14:e april kl 18.30 hålls årets årsmöte i Zoom.
Att vi håller årsmötet i Zoom innebär att de som vill delta måste anmäla sig till Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den. senast den 11/4.
Idag den 8:e april skickas möteskallelserna ut till dem som anmält sig. Har du inte fått kallelsen med länk mm så hör av dig snarast möjligt men kolla först skräppostmappen i ditt epostprogram/app, den kan ha hamnat där.
Det som behövs är en dator, platta eller mobil samt att man har installerat respektive app. Det finns inget behov för någon av er att registerera er för ett konto i Zoom. Det finns fördelar att göra det men det är inget krav.
Kolla längre ner i denna artikel för hur mötet kommer att genomföras och lite tips och tricks för att delta i mötet.
OBS! För att vi ska komma igång i tid med årsmötet så ber vi er att koppla upp er i god tid innan starten av mötet, senast 18.15.
Årsmöteshandlingar:
Dagordning årsmötet
Verksamhetsberättelse 2020
Ekonomisk redovisning 2020
Revisionsberättelse 2020
Valberedningens förslag 2021
Testmöte 1: Onsdag 2021-03-31 13.00-14-00
Testmöte 2: Lördag 2021-04-10 14.00-15-00
Välkomna
Styrelsen
Information om årsmötet
Du bör ladda ner appen Zoom till dator, iPhone eller Android i förväg via www.zoom.us eller på Googles eller Apples ställen för appnedladdning.
- Kolla den korta filmen så blir det mycket enklare att koppla upp sig.
- Viktigt! Koppla upp dig i god tid på mötet, ange ditt Förnamn och Efternamn. Har du använt Zoom förut, kontrollera att ditt namn är rätt. Om inte ändra till rätt namn. Det är inte lätt för alla att veta vilken det är som är inloggad som tex mobil1234, Anna eller Kalle. Därför måste alla ange både för- och efternamn.
- När du kopplar upp dig släpps du in i mötet med mikrofonen och kameran avstängd.
- Sätt gärna på kameran så att vi ser varandra, men låt mikrofonen vara av tills du begärt och tilldelats ordet. Vi tar oss friheten att stänga mikrofonen för dem som stör, tex har en massa ljud i sin bakgrund.
- Klicka på “participants” för att se vilka som deltar i mötet. Det är också där du hittar knapparna för att i vissa fall rösta ja eller nej samt begära ordet, "raise hand". Om du klickar på något av detta kommer en symbol för ditt val att dyka upp bredvid ditt namn i deltagarlistan. Alternativt kan vi använda "polling" vid röstning. Den blir då anonym. "Polling" innebär att vi lägger ut en ruta i Zoom-appen och du röstar genom att välja det alternativ du vill rösta på. När röstningen är avslutad visar vi resultatet.
- Klicka på “chat” för att öppna ett chattfönster. Se till att du skriver till “everyone” när du vill säga något till alla. Chatten använder du för yrkanden, ordningsfrågor och reservationer eller räcker du upp handen och får slå på mikrofonen för att säga det du vill.
- Om du vill se alla deltagare i mötet (gallery view), på dator klickar du uppe i högra hörnet, på mobil kan du swipa åt höger.
- Är ni flera som sitter på samma ställe och använder endast en enda inloggning så är det bara den som är inloggad som kan rösta.
- Om menyraden/listen i underkant försvinner så behöver du bara föra muspekaren över appen så dyker den upp igen.
Teknisk support
Är du osäker och inte lyckas koppla upp dig, ring då i god tid innan mötet till Gunnar Hägglund på telefon 0705900146 så ska vi göra allt för att du ska kunna koppla upp dig till mötet.
Vi kommer också att ha några testmöten inbokade innan mötet. Till dem behöver du inte anmäla dig utan bara koppla upp dig. Kolla på vår hemsida (länken ovan) efter tider för testmöten och länk till dem.
Behöver du hjälp inför dessa testmöten, kolla på YouTube-klippet ovan så blir det mycket lättare. Du kan också ringa samma tekniska support ovan.
Delta i mötet
Arbetsformer
Årsmötet sker helt digitalt via Zoom. Diskussioner sker muntligen genom att begära ordet – se nedan. Diskussioner i chatten undanbedes, för att låta chattfunktionen vara begränsad till ordningsfrågor (se ordningsfrågor), yrkanden (se yrkande) och reservationer (se reservationer)
Begär ordet
För att utnyttja din yttranderätt och göra ett diskussionsinlägg under årsmötet behöver du begära ordet. Mötesfunktionärer kommer att se till att alla som inte har ordet har mikrofonen avstängd under mötet, för att minimera risken för oljud i bakgrunden eller att fel person talar vid fel tillfälle. Funktionärer kommer att hålla koll på vilka som begär ordet, och mötesordförande fördelar ordet utifrån detta. För att begära ordet räcker du upp handen (knappen “raise hand” hittar du under participants).
Yrkande
Alla medlemmar i föreningen som deltar i det digitala mötet har yttrande-, yrkande- och rösträtt. Det innebär att alla medlemmar har rätt att uttala sin åsikt, att lägga ett förslag och att rösta om frågorna i föredragningslistan. För att lägga förslag används chatt-funktionen. Inled ditt förslag med ordet “FÖRSLAG” följt av ditt yrkande, förslagsvis formulerat som “Förnamn och efternamn yrkar att…”. Det gör det lätt för mötesordförande och funktionärer att hålla koll på vad i chattrutan som är ett yrkande, och från vem det kommer. Det är bra, men inte nödvändigt, att via ett yttrande (efter att ha räckt upp handen) annonsera ett yrkande.
Omröstning
Mötesordförande bestämmer när det är dags att gå till omröstning. Det sker när diskussionen uppfattas vara avslutad, och alla yrkanden har samlats in. Omröstningen sker via acklamation genom ja/nej knappar i participantsrutan alternativt genom funktionen “polling” där vi kommer att lägga ut en ruta på er skärm som visar vad man kan rösta på och där sker också röstningen genom att välja det alternativ man tycker är bäst.
Vid personval kan sluten omröstning begäras, om det finns fler nomineringar än antalet personer som ska väljas. I så fall kommer en enkät att öppnas i Zoom där du anonymt kan avge din röst.
Beslut
Beslut vid årsmötet fattas enligt stadgarna med enkel majoritet av de röster som angivits vid mötet. Styrelsemedlemmar saknar rösträtt i ärenden som rör egen ansvarsfrihet och/eller arvodering.
Reservationer
En närvarande medlem kan reservera sig mot ett beslut. Reservation sker efter ett beslut, innan årsmötet är avklarat. Det görs genom att använda chattrutan, med tydligt anfört: “RESERVATION: Förnamn och Efternamn reserverar sig mot”, följt av vad det är man reserverar sig mot, till förmån för vad. Såklart kan man räcka upp handen och när man får ordet göra reservationen.
Ordningsfråga
Vid oklarhet i mötesordning eller annan fråga av ordningskaraktär under pågående möte kan närvarande medlem väcka en ordningsfråga. Det görs genom att skriva ORDNINGSFRÅGA i chatten. Så fort funktionärer och mötesordförande uppmärksammat detta prioriteras ordningsfrågan före ordinarie mötesgång.
Mötespresidium
Mötesordföranden leder mötet: fördelar ordet, avgör när det är dags att gå till beslut och ställer propositionsordningen. Mötesordföranden har stöd av mötessekreteraren, som bevakar röstlängden och ansvarar för protokollet. En eller flera funktionärer stöttar tekniken i mötet, såsom att dela dokument, lägger ut omröstningar, skapa slutna omröstningar etc och hjälper deltagare med teknik/-anslutningsproblem.
Ådalens släktforskarförening inbjuder till torsdagsöppet på lokalen,
Föreningens årsmöte blir torsdag 12 mars kl 18.00 på Parken Cupol.
Torsdagsöppet i lokalen var tredje vecka kl. 12-15: 16/1, 6/2, 27/2 och 19/3. Välkomna!